В августе 2020 года заказчиком было принято решение о хранении всех распорядительных документов в системе Elma.
Данное решение было обусловлено тем, что в организации не было единой номенклатуры, места хранения и распределения зон ответственности (документы создавались то бухгалтерией, то секретарем, то юристом, то другими ответственными лицами).
До этого в системе хранились только приказы об отпусках и командировках, которые появлялись на конечном этапе соответствующих бизнес-процессов. Сотрудникам канцелярии приходилось брать данные для этих приказов из системы Elma, переносить их в 1С, выгружать приказ из 1С, редактировать его вручную и загружать снова в систему Elma, затем распечатывать, отдавать секретарю на подпись. После подписания приказ снова возвращался в канцелярию на хранение.
Рисунок 1. Пример графической модели процесса оформления приказа в дизайнере Elma3
Помимо решения проблемы хранения и упрощения трансфера информации, заказчик попросил разработать унифицированные шаблоны, т.к. не все типы приказов имеют унифицированные формы.
По итогу было разработано 14 шаблонов распорядительных документов, в том числе универсальный (с открытым содержимым), из которых 8 унифицированные, остальные разработаны с нуля, и соответствующий бизнес-процесс.
При старте бизнес-процесса инициатор выбирает тип документа (рисунок 2), в зависимости от выбранного типа, система запрашивает минимум необходимых данные (остальные данные берутся из справочников системы), после этого ответственному сотруднику канцелярии приходит задача проверки документа, затем документ приходит руководителю на подпись. После подписания документа участникам процесса приходит задача ознакомления.
Рисунок 2. Создание приказа в системе Elma3
Таким образом время создания и подписания распорядительных документов уменьшилось до одного дня, информация стала более доступной, исключились человеческие ошибки, визуально файлы документов стали эстетичнее (рисунок 3).
Рисунок 3. Приказ о замещении временно отсутствующего работника
Заказать проект и узнать подробности Вы можете через форму обратной связи.
