Особой формы для составления служебных записок нет, но по содержанию их можно разделить на следующие виды:
- информационные – запрос информации и предоставление данных по запросу;
- поясняющие – выдача инструкций;
- сопроводительные – пояснения к документам, которые прилагают к записке;
- уведомительные – оповещение о событии, которое случилось или произойдет.
Каждому хоть раз в жизни приходилось писать служебную записку. Но даже, казалось бы, такой простой процесс всегда вызывает вопросы: Как ее написать? Где взять образец? Каков порядок ее рассмотрения?
Решением является моделирование бизнес-процесса «Оформление служебной записки», позволяющего пройти весь жизненный цикл: составление, согласование (при необходимости), регистрация и исполнение задач по служебной записке, если это потребуется.
Рисунок 1. Пример графической модели процесса в дизайнере Elma3
Описанный процесс может быть автоматизирован с помощью любой системы управления БП (Elma, Camunda, 1C: Предприятие, Битрикс24, ORACLE и др.).
Автоматизация данного процесса позволит:
- уменьшить время, затрачиваемое на создание и согласование документа;
- унифицировать формы служебных записок;
- отслеживать стадии ЖЦ и историю взаимодействия с документом.
Рассмотрим пример автоматизированного процесса в системе Elma 3 (рисунок 2).
Рисунок 2. Создание служебной записки в системе Elma3
После запуска бизнес-процесса, инициатору необходимо заполнить обязательные и дополнительные поля по документу. Файл служебной записки будет сгенерирован автоматически на основе введенных данных (рисунок 3).
Рисунок 3. Автоматически сгенерированный файл служебной записки
Если инициатор поставит галочку в соответствующем поле, то, после создания служебной записки в системе, документ уходит на предварительное согласование руководителю заявителя. Руководитель может утвердить документ или вернуть его на корректировку.
Утвержденная служебная записка регистрируется секретарем. После этого задача о вынесении резолюции по документу поступает сотруднику, указанному в качестве рассматривающего лица (по умолчанию-директор).
Система оповестит заинтересованных участников процесса об итогах рассмотрения документа и поставит задачи исполнителям поручений, поставленных на этапе вынесения резолюции.
Заказать подробное описание процесса и шаблон генерации документа можно через форму обратной связи.
