Ежегодно каждому работнику предоставляется оплачиваемый отпуск (ст. 122 ТК РФ). Отпуск можно разделить на части. Одна часть отпуска должна быть не меньше 14 календарных дней, а остаток можно дробить, как угодно, например взять неделю отдыха, три дня между праздниками или даже один день.
Так может случиться, что работнику потребуется внеплановый отпуск по семейным обстоятельствам или же учебный отпуск, если он совмещает работу и учебу.
Если сотрудник своевременно не подаст заявление, то это повлияет на дальнейший процесс оформления отпуска, ведь отделу кадров требуется время на составление приказа, а бухгалтерии на перевод опускных. Более того, отпуск будь то плановый или же внеплановый не должен сказаться на деятельности компании, а значит необходимо заранее учесть замещение временно отсутствующего сотрудника.
Решением является описание бизнес-процесса «Заявление на отпуск», позволяющего пройти весь жизненный цикл: составление заявление, согласование, составление приказа, а при необходимости можно сразу назначить замещение на период отпуска.
Рисунок 1. Пример графической модели процесса в дизайнере Elma3
Описанный процесс может быть автоматизирован с помощью любой системы управления БП (Elma, Camunda, 1C: Предприятие, Битрикс24, ORACLE и др.).
Автоматизация данного процесса позволит:
- установить четкий порядок действий;
- уменьшить время, затрачиваемое на создание и согласование документа;
- унифицировать формы заявления и приказ;
- своевременно уведомить руководство об отсутствии сотрудников.
Рассмотрим пример автоматизированного процесса в системе Elma 3 (рисунок 2).
Рисунок 2. Создание заявления на отпуск в системе Elma3
После запуска бизнес-процесса, инициатору необходимо заполнить обязательные и дополнительные поля.
В поле «Основание для отсутствия» кроме ежегодного основного оплачиваемого отпуска, работник так же имеет право написать заявление на отпуск без сохранения заработной платы или учебный отпуск.
Исходя из введенных дат начала и конца отсутствия, автоматически просчитывается «Продолжительность отсутствия».
После файл с заявлением на отпуск будет сгенерирован автоматически на основе введенных данных (рисунок 3) и отправлен на согласование руководителю заявителя. Руководитель может согласовать документ, при необходимости назначив замещающего, или вернуть его на корректировку.
Рисунок 3. Автоматически сгенерированный файл заявления
Далее заявление уходит на последовательное согласование главному бухгалтеру и директору. Итогом является сгенерированный приказ о предоставлении отпуска (рисунок 4) и приказ о замещении временно отсутствующего сотрудника (пример формирования такого приказа был описан нами ранее).
Рисунок 4. Автоматически сгенерированный файл приказа
Заказать подробное описание процесса и шаблон генерации документа можно через форму обратной связи.
